Аутсорсинг прес-служби

Послуги віддаленої прес-служби в Україні

Віддалена прес-служба — це вигідна альтернатива численних штатним співробітникам, в обов'язки яких входить забезпечення присутності компанії в інформаційному полі (відділ PR, відділ маркетингу). Тому що платити Ви будете за конкретні завдання, з чіткими термінами і прозорими показниками ефективності.

У кризові часи в умовах обмежених рекламних бюджетів саме грамотна PR-стратегія дозволяє впевнено себе почувати в медіа-просторі, залишатися на слуху і обзаводитися новими клієнтами.

DonbassWeb візьме на себе рішення всіх комунікаційних завдань вашої компанії:

роботу зі ЗМІ;
просування в соціальних мережах;
організацію промо-заходів;
створення та ведення сайту, копірайт;
спичрайт;
розробимо фірмовий стиль компанії;
проведемо корпоративні заходи, забезпечимо персональне просування глави компанії.

Комерційні організації нерідко віддають перевагу віддаленій (зовнішній) прес-службі створенню власного структурного підрозділу.

Віддалена прес-служба виправдана низкою переваг і має свою специфіку

Зовнішня прес-служба — це організація, що спеціалізується на надання PR-послуг і працює з іншими організаціями за довгостроковим контрактом (на аутсорсингу).
Зовнішня прес-служба передбачає більш високі гарантії якості та оперативності роботи в сфері зв'язків з громадськістю.
Використання послуг віддаленої прес-служби економить кошти організації в порівнянні з вмістом власного підрозділу такого роду.
Договір з прес-службою на аутсорсингу передбачає чітко обмежений перелік робіт з фіксованою вартістю чіткими показниками ефективності, що дозволяє отримати гарантований результат.
Аутсорсинг прес-служби в Донбасі. У чому переваги і вигоди для бізнесу
Про аутсорсинг комунікаційних та pr-послуг написана маса публікацій, для чого вони потрібні і як розібратися, які функції потрібно делегувати і як згодом вести контроль і прораховувати результат.

Звичайно, серед безлічі інформації клієнт знайде необхідне. Однак наше завдання з'ясувати, в чому перевага прес-служби на аутсорсингу перед штатним PR-менеджером або навіть цілим департаментом внутрішніх і зовнішніх комунікацій.

Почнемо з того, що структурна складова терміна «прес-служба» асимілювалася до вимог бізнесу. Зміни торкнулися функціоналу співробітників даного підрозділу, а також завдань, які перед ними ставляться. Звичайно, не зовсім правильно буде говорити, що прес-служба тотожна pr-відділу, т. к. посадові обов'язки прес-секретарів та pr-консультантів лише перетинаються, але не збігаються повністю.

Сьогодні прес-служба охоплює функціонал і прес-центру, відповідального за обробку всієї вхідної кореспонденції, і pr-відділу, чиї повноваження поширюються на репутаційну роботу і розширення корисних цільових контактів.

Наприклад, якщо ви розумієте, що в компанії все-таки назріла необхідність у веденні комунікативної діяльності, але формувати відділ ще поки немає доцільності в розрізі зростаючої фінансової навантаження, а з наймом штатної одиниці виникає безліч питань: хто саме потрібно, на який фронт роботи, як оцінювати ефективність, у кого в підпорядкуванні буде співробітник і ін. Тоді саме час розглянути можливості прес-служби, яка буде вести даний вид діяльність дистанційно.

ЯК АУТСОРСИНГ ПРЕС-СЛУЖБИ ДОЗВОЛЯЄ ЕКОНОМИТИ НА ЦІЛОМУ ВІДДІЛІ

Коли ви проаналізуєте всі слабкі і сильні сторони як штатного фахівця, так і аутсорсингу, прорахуєте витрати і прогнозований результат, то, нарешті, виберете відповідний і вигідний варіант.

У разі, якщо ви все-таки віддасте перевагу поринути з головою в самостійний підбір фахівця у штат, то готуйтеся присвятити десятки годин творчості з пошуку та адаптації персоналу. Вам належить розміщувати вакансії, проводити ряд співбесід з претендентами, вибирати з купи-малі кандидата, який повністю відповідає вимогою, і зможе впоратися з покладеним об'ємом. Крім того, в разі найму, саме на вас лежить відповідальність по розробці інструктажу, локальних актів, форм звітності для співробітника по новому для компанії напрямку. І, звичайно, саме ви повинні позначити річні і щомісячні kpi для фахівця.

Ну, і звичайно, найважливіший показник — фінансова частина — скільки коштів слід бюджетувати на утримання штатного фахівця.

Передача спеціалізованих завдань підрядникам (дизайн і верстка макетів, друк презентацій і візиток, сувеніри для ЗМІ та партнерів), через відсутність у співробітника певних компетенцій. Часто буває, що штатний прес-секретар або pr-фахівець виконує роль компанії «універсального солдата» — доходить до того, що йому передають бухгалтерію. Що виключено. Страждає якість надаваних послуг, а фахівець дуже швидко «згорає», втрачаючи інтерес і хватку.

Інша історія, якщо ви зупинитеся на аутсорсингу прес-служби. Тут від вас буде потрібно лише настроїтися на повну віддачу і залученість готового відділу, який вже сформований під конкретні завдання компанії. А при виникненні на початковій стадії труднощів з формулюванням завдань та обов'язків, ви просто позначаєте цілі, які ставите перед прес-центром. Співробітники прес-служби, у свою чергу, оперативно розробляють програму, чітко прописують, які інструменти будуть використовуватися, як будуть вибудовуватися внутрішні комунікації і відбуватися взаємодія з відділом, якому підпорядковані. Аутсорсинг передбачає, що звітність і моніторинг ефективності фахівці беруть на себе.

У ЧОМУ ФУНКЦІОНАЛЬНІ ПЕРЕВАГИ ПРЕС-СЛУЖБИ НА АУТСОРСИНГУ

Кожна організація прагне до інформаційної публічності та відкритості. Для цього в рамках компанії створюються умови для здійснення діяльності прес-служб, PR-відділів чи департаментів зв'язків з громадськістю. Взаємодія із засобами масової інформації — один з головних факторів, що підтверджують присутність компанії в інформаційному просторі.

Безумовно, одна з пріоритетних завдань PR-відділу в юридичній фірмі полягає у вибудовуванні комунікаційних каналів з прес-службами державних структур, які вважаються статусними/стратегічними партнерами.

До речі, більшість держ. структур активно веде роботу зі ЗМІ, що робить можливим використання даних умов юридичним фірмам в цілях співпраці з прес-центрами потрібної інстанції по ряду важливих напрямків.

До переваг прес-служби на аутсорсингу можна також віднести можливість керувати думкою про вашу компанію та її перших осіб у ЗМІ. Мова про те, що ініціювати і домагатися виходу в ЗМІ не є результат. Бувають прикрі випадки, коли організація згадується у виданні, але зовсім в іншому світлі і в іншій тональності, яка швидше підриває, чим зміцнює авторитетність спікерів. На жаль, співробітник-новачок подібну історію може не тільки допустити, але і спровокувати.

Звичайно, PR-фахівці на аутсорсингу, з'їли не один пуд солі на помилках на старті своєї кар'єри в галузі зв'язків з громадськістю. І знають, як керувати думкою і коли це необхідно зробити.

З метою привернення уваги цільових груп до діяльності юридичної компанії фахівці прес-служби використовують такі техніки та активності:

1. Формування карти / бази ЗМІ.
2. Підготовка оглядів ЗМІ для керівника організації.
— Співробітники прес-служби відбирають найбільш важливі соціально-економічні факти і надають їх до відома керівників підрозділів або всієї організації в цілому.
3. Спічрайтинг.
— Підготовка письмових виступів (від привітань до змістовних звітів) для спікерів.
4. Розробка календаря заходів.
5. Розробка програми внутрішніх заходів та освітніх проектів.
— Проведення внутрішньокорпоративних заходів: видання корпоративних журналів, брошур; створення інформаційних стендів, організація корпоративних свят та ін.
6. Проведення прес-конференцій та прес-брифінгів.
— Робота з журналістами: проведення прес-конференцій, брифінгів, круглих столів; поширення прес-релізів через інформаційні агентства; надання ЗМІ інформації про діяльність організації; підготовка бэкграундеров для різних заходів і ін
7. Організація вебінарів.
8. Підготовка власних інформаційних приводів і ньюсджекінг (використання інфоприводів ринку з метою звернути увагу на конкретну послугу/опцію компанії).
9. Копірайтинг і повний супровід внутрішніх інтернет-ресурсів.
— Інформаційне забезпечення інтернет-сайту організації: ведення стрічки новин, своєчасна публікація прес-релізів, анонсів; розміщення фотоматеріалів, статей, звітів; надання інформації про перших осіб компанії і ін
10. Оновлення стрічки новин в соціальних мережах/ повне ведення соціальних мереж.
11. Відстеження експертних тим в блогах і реагування на них за допомогою написання коментарів або окремої статті від імені спікера або компанії — в залежності, від чийого особи велися блоги.
12. Вибудовування ефективних відносин зі ЗМІ.
— Підготовка інформаційно-аналітичних матеріалів і розсилають їх у відповідні видання,
- Ініціювання коментарів у ЗМІ,
— Ініціювання авторських публікацій у ЗМІ,
— Ініціювання інтерв'ю з першими особами компаній,
— Організація ділових сніданків з партнерами, журналістами,
— Формування позитивної ділової репутації компанії в ЗМІ.
13. Моніторинг рейтингів ЗМІ.
14. Проведення моніторингу активності компанії в інформаційному полі.
15. Відстеження активності головних конкурентів.

Окремим блоком винесемо діяльність з вибудовування з нуля (у разі створення компанії) або налагодження (на стадії формування прес-служби) внутрішньокорпоративної діяльності.

Згуртованість колективу і прийняття правильних рішень необхідно для ефективної роботи всієї організації в цілому.

Залежно від того курсу, який обере прес-служба для проходження, залежатиме, як поведе себе компанія в кризових ситуаціях.

В якості інструментів прес-служба розробляє план антикризових заходів, який реалізує через випуск корпоративних брошур, журналів, ініціювання спец.матеріалів у виданнях партнерів, цикл онлайн-конференцій і вебінарів і через інші програми, націлені на згладжування конфліктних і ризикових для компанії ситуацій.

Сьогодні не рідкість, коли наймають окремих фахівців з внутрішнього pr або внутрішніх комунікацій. Але через вузькоспеціалізованість і обмеженість їх функціоналу, таких співробітників починають навантажувати додатковими обов'язками з інших сфер.

Інструментарій прес-служб залежить від основних завдань, які ставляться перед співробітником. Звичайно, передати під відповідальність найманого на аутсорсинг прес-центру можна все, що заманеться начальнику. Але не варто забувати, що в ролі виконавця все-таки виступлять прес-секретар, pr-менеджер і в деяких випадках, якщо особливе місце в діяльності фірми приділяється налагодженню зв'язків з державними органами, то gr-менеджер. Відповідно, в їх компетенції входитиме комунікаційна та інформаційно-консультаційна робота. Але не як корпоративне управління або обов'язки hr-відділу.

Лояльність аудиторії багато в чому залежить від інформаційного простору навколо Вашої компанії (бренду). Тому позитивна ділова репутація компанії (бренду), а отже, його успіх неможливі без ефективної взаємодії зі ЗМІ, яке передбачає цілеспрямовану щоденну роботу.

Якщо Вам необхідні послуги в області комунікацій зі ЗМІ або не вистачає ресурсів для створення власного PR-підрозділи, ми готові організувати спеціально для вас повноцінну прес-службу.

Навіщо Вам потрібен пакет послуг «Аутсорсинг прес-служби»?

В результаті роботи прес-служби на аутсорсингу Ви гарантовано отримуєте:

збільшення якісної та кількісної присутності компанії / бренду в інформаційному просторі;
формування пулу лояльних мас-медіа та журналістів;
підвищення лояльності цільових аудиторій;
можливість сконцентруватися виключно на бізнес-процесах компанії;
істотну економічну вигоду: Ви позбавляєте себе від витрат на пошук і утримання в штаті кваліфікованих фахівців, а також їх навчання.

Що пропонує компанія DonbassWeb?

В рамках абонентського пакету «Аутсорсинг прес-служби» наші фахівці візьмуть на себе наступні обов'язки: