Ведение учета может быть непростой задачей, особенно для крупных компаний, которые хранят много данных. Тем не менее важно сделать это правильно. В крупных компаниях много сотрудников, деловых партнеров и клиентов, а это означает, что их записи содержат много конфиденциальной информации. Если не обращаться должным образом, эти данные могут быть легко раскрыты и создать проблемы для вашей компании.
Небольшие предприятия также нуждаются в хорошем ведении учета, и, хотя им может быть проще вести свои записи, они иногда забывают или недооценивают важность этой практики.
Надлежащее ведение записей может помочь компаниям отслеживать прогресс своего бизнеса и использовать эти данные для принятия более обоснованных решений в будущем. Это также может помочь отслеживать деловые расходы и разделять личные и профессиональные расходы. Кроме того, аккуратное ведение деловой документации может помочь вам спрогнозировать налоговые обязательства и подготовить налоговые декларации.
Плохая практика ведения учета может не только усложнить ваши деловые операции, но и привести к юридическим проблемам. В случае аудита вы должны предоставить определенные записи властям, поэтому важно правильно их хранить.
Давайте посмотрим, как долго вы должны хранить различные типы деловых записей.
Налоговые отчеты
Когда дело доходит до ваших налоговых деклараций, вам придется хранить всю соответствующую документацию до тех пор, пока вас больше не смогут проверять за этот налоговый год. IRS требует, чтобы все американские компании хранили свои налоговые декларации в течение как минимум 3 лет после подачи налоговой декларации.
Тем не менее, лучше хранить эти записи в течение как минимум 7 лет, так как IRS может преследовать вашу компанию, если вы не сообщите о доходах даже через 6 лет после подачи налоговой декларации.
IRS также рекомендует хранить все записи по налогу на работу в течение как минимум 6 лет после того, как они должны были быть выплачены. Отчеты о налоге на трудоустройство включают в себя все, что угодно, от имен, адресов и номеров социального страхования до дат трудоустройства, занятий, заработной платы, пенсионных выплат, налоговых депозитов и других важных файлов.
Финансовые записи
Финансовые отчеты — довольно широкая категория. Они включают в себя все: от выписок по банковским счетам и выписок по кредитным картам до оплаченных счетов, кассовых квитанций и аннулированных чеков.
Большинство бухгалтеров посоветовали бы компаниям хранить свои банковские счета и кредитные выписки на срок до 7 лет. Однако эти записи могут быстро накапливаться. Если ежемесячные отчеты не нужны для налоговых или любых других деловых целей, вы можете избавиться от них через год и просто хранить подробные годовые отчеты в течение как минимум 3 лет и до 7 лет.
Хотя правило 7 лет является хорошим эмпирическим правилом, вы должны постоянно вести записи, такие как бюджеты, отчеты о прибылях и убытках, кассовые книги, главные бухгалтерские книги и аудиторские отчеты.
Записи связи
Хотя это может быть не так очевидно, как ведение налоговой отчетности, большинство компаний по закону обязаны хранить свои записи о переписке, особенно в отраслях, имеющих дело с конфиденциальной информацией, таких как здравоохранение, финансовая отрасль и сектор образования.
Отрасль и местонахождение вашего бизнеса определяют, как долго должна действовать ваша политика хранения электронной почты.
Например, в то время как фармацевтические компании обязаны хранить свои записи электронной почты только в течение 2 лет, медицинские компании должны соблюдать гораздо более строгие правила и хранить свою электронную почту не менее 7 лет, как того требует HIPAA.
Кадровые записи
Мы уже касались налоговой отчетности по найму, но у вас, вероятно, есть много других досье о трудоустройстве, связанных как с вашими нынешними, так и с бывшими сотрудниками, а также с кандидатами, которые так и не были приняты на работу. Эти записи охватывают такие документы, как заявления о приеме на работу, резюме, должностные инструкции, обзоры производительности и другие важные файлы сотрудников.
Вы должны хранить файлы, относящиеся к вашим нынешним сотрудникам, до тех пор, пока они работают на вас, и в течение как минимум 7 лет после того, как сотрудник уволился или был уволен.
Кроме того, если сотрудник получает травму на работе, любые соответствующие записи должны храниться в течение как минимум 7 лет после решения вопроса или до 10 лет после выплаты компенсации работнику. Если сотрудник подал иск о дискриминации против вашей компании, вы должны хранить эти записи не менее 4 лет после окончательного разрешения дела.
Главное правило
Это не единственные типы записей, которые должен вести бизнес. В настоящее время компании собирают и хранят больше данных, чем
Придерживаясь некоторых общих практических правил, таких как правило 7 лет, которое работает в большинстве ситуаций, вы можете избежать любых потенциальных проблем.
К счастью, вам не нужно вручную обрабатывать свои
Имейте в виду, что вы не всегда сможете выполнить свои обычные планы утилизации записей. Например, если ваш бизнес ожидает судебного разбирательства, вам может потребоваться хранить свои записи дольше, чем планировалось изначально.
Когда дело доходит до конкретных правил ведения учета, политики хранения и политики утилизации, лучше всего проконсультироваться со своим юристом и определить, какие методы лучше всего подходят для вашего конкретного бизнеса и обстоятельств.
