Разработка сайтов в Новоазовске, ДНР. Высокоэффективное управление проектами в Notion

 
 

Когда дело доходит до Notion, меньшее действительно может быть большим. Всего с тремя таблицами вы можете создать унифицированную и настраиваемую систему, которая отслеживает и упорядочивает всю информацию, необходимую вашей команде для достижения успеха. Прошли те времена, когда вы вытаскивали задачи из Asana, а затем искали соответствующую стандартную операционную процедуру (СОП). Представьте себе, что вам никогда не придется копировать и вставлять неловко длинные общие ссылки Google, зная, что они всегда будут динамически обновляться во внутренних вики вашей команды.

В этой статье вы узнаете, как спроектировать, внедрить и поддерживать эту минималистскую настройку для групповых настроек Notion. (Начните здесь, если вам нужно быстро разобраться с основами.) Я собираюсь провести вас через настройку основных таблиц и показать, как наилучшим образом использовать их, используя уникальные сверхспособности Notion.

Ловушка понятий новичка

Эта минималистская установка начинается с цели: Проекты. Во-первых, вы организуете проекты всей своей команды в одной таблице для обеспечения прозрачности и непрерывности. Оттуда вы организуете два своих «строительных блока» работы (задачи и заметки), оба также в виде таблиц. Оба этих «кирпичика» в конечном итоге объединяются в таблицу «Проекты».

Пирамида настройки

Кажется довольно простым, не так ли? Тем не менее, по моему опыту, большинство настроек Notion упускают из виду этот подход с первичной таблицей — вместо этого создается множество новых страниц и свободно связываются вместе с помощью гиперссылок (аналогично вашей стандартной корпоративной интрасети). Такой подход имеет смысл. Это быстро и может помочь вам начать работу, но в этом случае вы можете просто придерживаться Google Docs и традиционной файловой иерархии.

В тот момент, когда вы помещаете свои заметки и задачи в отдельные таблицы, вы открываете совершенно новый набор возможностей и перестановок благодаря богатому набору метаданных Notion. Созданный вами документ теперь можно назначить члену команды, пометить по нескольким бизнес-подразделениям, отсортировать по приоритету и т. д.

Но сначала давайте уменьшим масштаб до всеобъемлющей таблицы, которая связывает все вместе: Проекты.

Все начинается с проектов

Давайте настроим вашу первую основную таблицу, которая представляет собой снимок всех проектов вашей команды. Как только они появятся в таблице, вы можете добавить соответствующие метаданные (такие как сроки выполнения, статус проекта и ключевые показатели эффективности), чтобы все были в курсе каждой важной информации.

Допустим, ваша команда работает над большим коммерческим предложением, которое будет представлено в конце квартала. Это узкомасштабный проект с четкими сроками, результатом и последовательностью действий. Что нужно для доставки?

Строительный блок 1: Задачи

Во-первых, у вас будут задачи: составление чертежей, редактирование копий, создание ресурсов дизайна и, в конечном итоге, отправка презентации клиенту. Далее у вас будут примечания: коммерческий текст, медиаресурсы, цветовые схемы и удаленные версии старых черновиков. В этой минимальной настройке каждый проект динамически объединяет всю эту информацию. Давайте пройдемся по другим частям системы, чтобы увидеть, как мы туда доберемся.

Теперь, когда вы знаете, куда движется ваша команда, следующим шагом будет организация того, как туда добраться. Как вы гарантируете, что все остаются в курсе и на той же странице, и ничего не пропадает? С таблицей основных задач вашей команды. Задачи всей вашей команды — все в одной таблице. Вы правильно прочитали. Простой источник достоверной информации, масштабируемый по всей организации, снижает когнитивную нагрузку, сохраняя при этом всех на одной волне.

По своей сути таблица основных задач представляет собой простой список дел с тремя столбцами: имя задачи, срок выполнения и флажок (обозначающий ее завершение). Но затем мы добавим метаданные, чтобы действительно повысить уровень ваших задач, чтобы ваша команда могла определить наиболее важную информацию для продвижения ваших проектов (и, в конечном итоге, вашего бизнеса). Если вы являетесь агентством по производству подкастов, это может быть одно поле выбора, указывающее, находитесь ли вы в стадии подготовки, редактирования или распространения. Вы также можете добавить предполагаемую продолжительность каждой задачи, чтобы соответствующим образом распределить ресурсы.

Для команд есть два важных поля: «Назначено» и «Назначено». Для задач, ограниченных по времени, вы захотите добавить дату выполнения, но будьте осторожны с произвольными сроками выполнения. Наша презентация коммерческого предложения действительно должна быть завершена до вашей следующей встречи с клиентом, но назначение даты для более гибкой задачи — неэффективная стратегия. Другой вариант для этих гибких задач — вместо этого использовать дату «Выполнить», чтобы люди могли определить, в какой день они фактически будут выполнять работу, и сопоставить ее с графиком проекта.

Добавление поля для расстановки приоритетов может быть полезным, но вместо этого мы рекомендуем рабочую среду за 10 000 долларов для определения задач с наивысшей ценностью. Вы также можете позаимствовать подход Дэвида Аллена «Getting Things Done» и использовать контексты. Это «люди, места или вещи», которые вам нужны для выполнения данной задачи. Другими полезными контекстами могут быть такие вещи, как уровень энергии, необходимые инструменты (такие как компьютер или телефон) или люди, которые должны быть вовлечены.

Строительный блок 2: примечания

Затем вам понадобится место для хранения всего, что создаете вы и ваша команда: ваши общие цифровые блокноты. Notion действительно блистает здесь, предоставляя элегантное решение, которое намного мощнее, чем Google Docs. Но опять же, требуется изменение мышления. Преимущество Notion заключается не в создании набора отдельных заметок в иерархической структуре папок, а в создании основной таблицы заметок — таблицы, богатой метаданными, которая позволяет легко отображать вашу самую последнюю работу, документы, которые необходимо пересмотреть, или процедуры, связанные с данным проект.

Здесь я призываю вас подумать о типах документов, которые вы создаете и на которые регулярно ссылаетесь. У вас есть регулярные встречи с заранее установленной повесткой дня? Библиотеки СОП? Формы оценки кандидатов для собеседования? Запросы предложений? Вы можете не только быстро упорядочивать их в Notion (без использования папок), но и создавать шаблоны, упрощающие рабочий процесс. (Подробнее об этом позже!)

В дополнение к типу документа, опять же, вы выберете дополнительные метаданные, такие как Дата создания, Последнее изменение и Кем создан. Если вы работаете с командой, вам также может понадобиться колонка с автором или лицом, ответственным за эту конкретную заметку. Теги также могут быть полезны, если у вас есть предопределенный список, но они также могут стать громоздкими при неправильном использовании, поэтому действуйте с осторожностью.

Для вашего типа заметки я рекомендую начать с этих четырех, чтобы все было просто и упорядоченно:

Active: то, над чем вы активно работаете и достаточно развито. Подумайте о черновике поста в блоге или рекламного текста.

Мозговой штурм: новые идеи, которые все еще обретают форму.

Ссылка: документ, к которому вы будете возвращаться регулярно или с определенной целью.

Архив: элементы, которые выполнили свою задачу и вам больше не нужны, но вы хотели бы иметь возможность всплыть на всякий случай (в отличие от их полного удаления).

Не стесняйтесь настраивать эти типы заметок в соответствии с потребностями вашей команды. В вашей компании или отделе много СОП? Сделайте это типом заметки, чтобы вы могли найти их все в одном месте.

Собираем все вместе: отношения и свертывания

Теперь вот где это действительно становится весело. Если превращение ваших страниц в таблицы делает их мощными, то соединение ваших таблиц дает им настоящие сверхспособности. Распространенная ошибка, которую, как мы видели, совершают команды, заключается в создании «мини-таблиц» для отдельных экземпляров. Этот подход работает, когда у вас есть небольшое количество задач и проектов, но как только все масштабируется, он становится громоздким и, в конечном счете, неработоспособным. К счастью, есть лучший способ, использующий одну из самых мощных функций Notion: отношения. Вооружившись тремя основными таблицами, теперь вы можете связать их — эффективно соединить точки — для создания динамической системы.

Используя отношения, вы неосознанно сделали огромный (осмелюсь сказать, что жизнь изменила) шаг: вы покинули мир электронных таблиц и вошли в царство баз данных. Сначала отношения будут существовать как новые столбцы в ваших таблицах, но это не останавливается на достигнутом.

Как только ваши таблицы будут связаны, вы можете начать думать об отдельных страницах проекта как о мини-панелях. Чтобы создать эти информационные панели, используйте самую мощную команду Notion — «Создать связанную базу данных «— для получения настраиваемых представлений связанных задач и заметок. Динамический характер этих отношений также означает, что вы можете быстро добавить новую заметку о собрании или пометить задачу как выполненную на странице проекта, и это обновит основную таблицу. Все всегда синхронизируется.

информационная панель проекта

Объединение выводит отношения между вашими таблицами на новый уровень, объединяя определенные данные из одной таблицы в другую. (Для любителей электронных таблиц вы можете думать о них как о гигантских сводных таблицах.) Сведение позволит вам применять вычисления (такие как сумма, среднее значение и количество) к вашим данным. Нужно увидеть предполагаемую продолжительность проекта? Просто сверните столбец «Длительность» для каждой связанной задачи.

Создание уникальных представлений с помощью информационных панелей

Итак, вы создали невероятные первичные таблицы, и теперь вся информация вашей команды полностью синхронизирована. Но как вы будете использовать все эти таблицы? Очевидно, что у Джейн из вашей оперативной группы совсем другой набор сценариев использования, чем у Джеймса в бухгалтерии. Часть того, что делает Notion таким замечательным инструментом, — это способность брать информацию, нарезать ее и отображать визуально. Из этих основных таблиц мы можем создавать настраиваемые представления для каждого отдельного участника, команды или контекста.

Во-первых, вы можете создавать собственные виды каждой таблицы в зависимости от ваших эстетических предпочтений и потребностей:

Таблица: больше всего похожа на стандартную электронную таблицу с возможностью скрывать и изменять порядок различных столбцов.

Список: упрощенная таблица, которая лучше всего подходит для быстрого доступа к страницам.

Доска (или Канбан): идеально подходит для отслеживания статуса проектов или визуализации рабочей нагрузки (то есть просто упорядочивайте задачи по «кому назначено»).

Галерея: отлично подходит для визуального представления данных, включая художественные доски, визуальные ресурсы и сообщения в блогах.

Календарь: полезен для отслеживания сроков выполнения или сроков выполнения задач и сроков выполнения проектов.

По мере продвижения в Notion вы полюбите три волшебных слова: «Создать связанную базу данных». Как упоминалось выше, этот тип блока позволяет вам создать «моментальный снимок» любых данных в ваших основных таблицах (или вообще в любой таблице) на основе заранее определенного формата. Точно так же, как вы добавили их на отдельные страницы проекта, вы можете добавить уникальные представления в настраиваемые панели мониторинга вашей команды. В этих моментальных снимках вы можете сортировать и фильтровать, чтобы отображать именно ту информацию, которую вы хотите, с некоторыми отличными вариантами использования команды, включая:

Сортировка по дате выполнения: быстро смотрите, что будет дальше, скоро или что проваливается.

Фильтр по назначению: следите только за своими задачами. Менеджеры могут использовать этот вид, чтобы следить за прогрессом отдельных членов команды, чтобы они могли вмешаться, если кто-то отклонился от графика.

Сортировка по типу заметки: отображение только СОП в ваших заметках или доступ ко всем вашим активным мозговым штурмам для углубленной работы.

Масштабируйте свою команду с помощью шаблонов

Наконец, мы переходим в область автоматизации и стандартизации. Представьте, что вы делегируете опрос Typeform вашей маркетинговой команде, даже не выходя из приложения Notion. Или создайте Invoice in Notion, который ваш VA будет вводить в Stripe. Или быстро раскрутить предварительно отформатированный журнал вызовов, когда клиент неожиданно звонит. Шаблоны обеспечивают простую структуру рабочих пространств Notion вашей команды.

Поскольку шаблоны — это функция, связанная с таблицами, вы можете добавить их в любую из трех основных таблиц, в том числе:

Шаблон задачи: какие задачи вы чаще всего выполняете? Вы пишете еженедельный информационный бюллетень? Вы выставляете счета своему VA каждую пятницу? С помощью шаблона человеку, назначающему эти задачи, никогда не придется покидать Notion, но он может быстро делегировать задачу со всей необходимой информацией, такой как клиент, сумма, срок выполнения. Вы даже можете предварительно заполнить поля «Кому назначено» и «Кем назначено «, если лицо, ответственное за эти задачи, всегда одно и то же.

Шаблон заметок: какие заметки вы постоянно делаете? У вас есть ежемесячные встречи 1:1 с прямыми подчиненными? Частые звонки клиентам? Входящие звонки с потенциальными клиентами? Создайте шаблон для любого из них и просто нажмите кнопку, чтобы создать новую запись, когда вам это нужно.

Шаблон проектов: помните те мини-панели, которые объединяли задачи, заметки и проекты? Вы даже можете реплицировать все эти настройки (которые представляют собой просто комбинации связанных баз данных) одним нажатием кнопки, используя расширенную функцию базы данных, называемую самореферентными фильтрами. Теперь всякий раз, когда вы добавляете новый проект, страница волшебным образом будет содержать только задачи и заметки, относящиеся к этому конкретному проекту.

Прощальные мысли

Магия Notion (и других инструментов без кода) заключается в том, что вы становитесь дизайнером и архитектором своих собственных систем продуктивности. И хотя это может показаться пугающим, просто не забывайте о простоте, используйте сверхспособности таблиц, отношений и шаблонов. Это позволит вам соединить точки так, чтобы все, что вам нужно, оставалось на переднем плане и в центре, чтобы ваша команда могла выполнять работу... со спокойной душой.

3D-печать5GABC-анализAndroidAppleAppStoreAsusCall-центрChatGPTCRMDellDNSDrupalExcelFacebookFMCGGoogleHuaweiInstagramiPhoneLinkedInLinuxMagentoMicrosoftNvidiaOpenCartPlayStationPOS материалPPC-специалистRuTubeSamsungSEO-услугиSMMSnapchatSonyStarlinkTikTokTwitterUbuntuUp-saleViasatVPNWhatsAppWindowsWordPressXiaomiYouTubeZoomАвдеевкаАктивные продажиАкцияАлександровск ЛНРАлмазнаяАлчевскАмвросиевкаАнализ конкурентовАнализ продажАнтимерчандайзингАнтрацитАртемовскАртемовск ЛНРАссортиментная политикаБелгородБелицкоеБелозерскоеБердянскБизнес-идеи (стартапы)БрендБрянкаБукингВахрушевоВендорВидеоВикипедияВирусная рекламаВирусный маркетингВладивостокВнутренние продажиВнутренний маркетингВолгоградВолновахаВоронежГорловкаГорнякГорскоеДебальцевоДебиторкаДебиторская задолженностьДезинтермедитацияДзержинскДивизионная система управленияДизайнДимитровДирект-маркетингДисконтДистрибьюторДистрибьюцияДобропольеДокучаевскДоменДружковкаЕкатеринбургЕнакиевоЖдановкаЗапорожьеЗимогорьеЗолотоеЗоринскЗугрэсИжевскИловайскИрминоКазаньКалининградКировскКировскоеКомсомольскоеКонстантиновкаКонтент-маркетингКонтент-планКопирайтингКраматорскКрасноармейскКрасногоровкаКраснодарКраснодонКраснопартизанскКрасный ЛиманКрасный ЛучКременнаяКураховоКурскЛисичанскЛуганскЛутугиноМакеевкаМариупольМаркетингМаркетинговая информацияМаркетинговые исследованияМаркетинговый каналМаркетинг услугМаркетологМарьинкаМедиаМелекиноМелитопольМенеджментМерчандайзерМерчандайзингМиусинскМолодогвардейскМоскваМоспиноНижний НовгородНиколаевНиколаевкаНишевой маркетингНовоазовскНовогродовкаНоводружескНовосибирскНумерическая дистрибьюцияОдессаОмскОтдел маркетингаПартизанский маркетингПервомайскПеревальскПетровскоеПлата за кликПоисковая оптимизацияПопаснаяПравило ПаретоПривольеПрогнозирование продажПродвижение сайтов в ДонецкеПроизводство видеоПромоПромоушнПрямой маркетингРабота для маркетологаРабота для студентаРазработка приложенийРаспродажаРегиональные продажиРекламаРеклама на асфальтеРемаркетингРетро-бонусРибейтРитейлРовенькиРодинскоеРостов-на-ДонуРубежноеСамараСанкт-ПетербургСаратовСватовоСвердловскСветлодарскСвятогорскСевастопольСеверодонецкСеверскСедовоСейлз промоушнСелидовоСимферопольСинергияСколковоСлавянскСнежноеСоздание сайтов в ДонецкеСоледарСоциальные сетиСочиСтаробельскСтаробешевоСтахановСтимулирование сбытаСуходольскСчастьеТелемаркетингТельмановоТираспольТорговый представительТорезТрейд маркетингТрейд промоушнТюменьУглегорскУгледарУкраинскХабаровскХарцызскХерсонХостингЦелевая аудиторияЦифровой маркетингЧасов ЯрЧелябинскШахтерскЮжно-СахалинскЮнокоммунаровскЯндексЯсиноватая