10 советов по улучшению управления электронной почтой

Вы когда-нибудь задумывались, как навести порядок в почтовом ящике? В качестве альтернативы, задумывались ли вы о повышении производительности команды за счет внедрения лучшей стратегии управления электронной почтой? Если это так, то эта статья написана для вас. Мы собираемся представить вам 10 самых эффективных советов по управлению электронной почтой, и вы сможете решить, какие из них стоит использовать.

1. Научитесь расставлять приоритеты. Не каждое электронное письмо в вашем почтовом ящике является важным, поэтому определение того, какие электронные письма являются приоритетными, а какие нет, может сэкономить вам много времени. Самый эффективный подход — сосредоточиться только на ценных электронных письмах, которые содержат сроки, рекомендации по проекту или любую другую важную информацию или данные, которые влияют на ваш рабочий процесс. Как только вы научитесь сортировать сообщения по важности и информативности, вы освободите время для более важных задач.

2. Проверяйте электронную почту один раз в день или через определенные промежутки времени. Это прием управления электронной почтой, который уже давно используют энтузиасты продуктивности и крупные компании. Это идет рука об руку с изучением того, как расставлять приоритеты в электронной почте и правилом трех минут. Лучший способ сосредоточиться на том, что вы делаете, — это выполнять только одну задачу за раз, вместо того, чтобы проверять электронную почту, составлять документы и разговаривать с колледжами. Когда вы выделяете в своем расписании время для чтения и обработки электронных писем, ваш почтовый ящик становится просто еще одной задачей в вашем списке дел.

3. Очистите список подписок. Один из лучших способов справиться с беспорядком в папке «Входящие» — избавиться от ненужных писем, которые вы получали годами. Извлечение вашего адреса электронной почты из списков подписки освободит место для хранения и сэкономит ваше время, потому что вам не придется каждый день удалять кучу писем, даже не открывая их. Если вы не читаете этот информационный бюллетень, то вы должны сделать себе одолжение и отказаться от подписки.

4. Начните использовать папки. Еще один организационный прием — помещать электронные письма в определенные папки и сосредотачиваться на них, когда у вас есть время. Некоторые люди используют папки для назначения приоритетных писем, а другие сортируют их по клиентам и проектам. В зависимости от характера вашей работы и личных предпочтений вы можете создать свою организационную структуру папок.

5. Используйте почтовые клиенты. Один из самых простых способов навести порядок в папке «Входящие» — использовать настольный почтовый клиент с расширенными функциями повышения производительности и полной интеграцией с бизнес-приложениями. Почтовые клиенты предлагают единый почтовый ящик и множество полезных инструментов, которые помогут вам управлять электронной почтой в соответствии с вашими предпочтениями. Одними из наиболее популярных и ценных почтовых клиентов на рынке являются Outlook, Airmail, Mailbird, Evolution, Hiri и другие.

6. Спам-фильтры. Усиление спам-фильтров в учетной записи электронной почты — это простой трюк, и это можно быстро сделать в разделе настроек. Настройки провайдера электронной почты могут не работать для вас, поэтому вы можете выровнять их на ступеньку выше, но будьте осторожны, чтобы не переусердствовать, сделав фильтры спама слишком чувствительными.

7. Создавайте шаблоны. Одна из лучших практик для людей, которые хорошо разбираются в B2B-коммуникациях, — это создание шаблонов. Если вы нашли конкретную формулировку, которая вам нравится, или если вы знаете, что каждый новый клиент/покупатель должен пройти один и тот же процесс адаптации, создайте несколько шаблонов и регулярно их используйте.

8. Ваш почтовый ящик — это не ваш список дел. Вы не можете относиться к своему почтовому ящику как к своему списку дел и делать все в рабочее время. Наоборот, должно быть наоборот. Если вы тратите слишком много времени на электронную почту, это отвлекает, и вы можете потерять большую часть своей продуктивности, пытаясь систематизировать сообщения или быть в курсе всего, что происходит каждые несколько часов.

9. Внедрите правило трех минут. Правило довольно простое, и если вы можете ответить на электронное письмо и заархивировать его менее чем за три минуты, то нет причин оставлять его в папке «Входящие» на потом и добавлять к беспорядку. Если это электронное письмо требует больше времени и усилий с вашей стороны, и оно не помечено как можно скорее, вы можете записать его на потом, когда у вас будет больше времени.

10. Делайте глубокую очистку раз в неделю. Каждую неделю выделяйте час на глубокую очистку папки «Входящие». Вы можете делать это каждый понедельник утром или в пятницу днем, в зависимости от вашего рабочего графика, и систематизировать сообщения, удалять их, архивировать и ставить звездочку за важность. Как только вы разберетесь с системой, один взгляд на папку «Входящие» всегда будет держать вас в курсе последних событий.

Мы надеемся, что эти краткие советы и рекомендации помогут вам повысить уровень продуктивности и снять стресс, когда дело доходит до почтового ящика. Реализуйте те, которые вам нравятся, и сделайте свой почтовый ящик безупречным!