В современном технологически продвинутом мире непросто представить компанию, которая не использует свои цифровые активы и контент для продвижения своих услуг или продажи своей продукции. Изображения, видео, инфографика, презентации, статьи и многое другое — это цифровые активы, определяющие вашу индивидуальность как компании.
Хотя эти цифровые активы могут помочь в усилиях вашего бренда, они могут легко стать кошмаром, если вы не знаете, как поддерживать свою коллекцию и управлять ею. Устаревшие документы, потерянные и поврежденные файлы или изображения, которые трудно найти в сложной паутине папок, могут излишне усложнить вашу жизнь.
Хорошая новость заключается в том, что с этой проблемой может помочь система управления цифровыми активами (DAM). В этой статье вы узнаете больше о нем, его преимуществах и о том, кто его использует. Что еще более важно, в этой статье перечислены основные и расширенные обязательные функции, которые могут сделать управление цифровыми активами намного проще и удобнее.
Программное обеспечение для управления цифровыми активами: что это такое?
Программное обеспечение для управления цифровыми активами обеспечивает согласованность мультимедийного аспекта вашего бренда. Системы DAM используются для хранения, организации и обмена всем цифровым контентом и файлами в централизованном и безопасном месте.
Платформы DAM бывают всех размеров и форм, в зависимости от конкретных потребностей организации. Например, всемирная некоммерческая благотворительная организация может использовать DAM для хранения обновленных документов и обмена ими со своими внутренними командами. С другой стороны, розничная корпорация может использовать его в первую очередь для управления своими активами в области маркетинга и брендинга.
Тем не менее, сегодняшние системы DAM больше не ограничиваются централизованным хранением цифровых активов. Большинство программ, таких как программное обеспечение Brandfolder DAM, предлагает комплексные функции, такие как управление рабочим процессом активов, а также творческие инструменты и шаблоны.
Зачем использовать систему управления цифровыми активами?
Надежная платформа управления цифровыми активами предлагает гораздо больше, чем просто хранилище цифровых файлов вашего бренда. Вот некоторые из многих преимуществ, которые он может предоставить:
- Организуйте цифровые активы
- Улучшить согласованность бренда
- Обеспечьте соблюдение прав использования и минимизируйте юридические риски
- Расширьте внешнее и внутреннее сотрудничество
- Поддержка каналов маркетинга и продаж
- Обеспечьте качественный клиентский опыт
- Сократить эксплуатационные расходы
- Автоматизируйте повторяющиеся задачи
- Оптимизация жизненного цикла мультимедиа и контента
- Измеряйте производительность и окупаемость инвестиций (ROI) цифровых активов
- Держите цифровые активы в безопасности
Эти преимущества могут помочь повысить эффективность на протяжении всего жизненного цикла цифрового контента.
7 обязательных функций лучшей платформы управления цифровыми активами
Выбор правильной платформы управления цифровыми активами для вашего бизнеса может быть сложной задачей. Несмотря на то, что вам необходимо учитывать множество факторов, просмотр включенных функций может помочь определить, соответствует ли он вашим текущим процессам и рабочим процессам. Ниже приведены некоторые из обязательных функций, которые вам нужно искать в надежном программном обеспечении для управления цифровыми активами:
Организация
По своей сути программное обеспечение DAM организует и централизует ваши цифровые активы в единой легкодоступной библиотеке, к которой имеют доступ авторизованные пользователи. Для правильного управления вашими цифровыми активами программное обеспечение DAM должно иметь надежные возможности, такие как группировка и настройка контента, маркировка, расширенная сортировка и фильтрация, среди прочего.
Высокоорганизованная система вдохновляет на использование и обеспечивает надлежащее использование ее сотрудниками, партнерами и клиентами для максимального раскрытия потенциала каждого цифрового актива.
Расширенный поиск и обнаружение
Без программного обеспечения DAM поиск подходящего цифрового актива может занять некоторое время, даже если вы знаете, что ищете. Между тем, лучшее программное обеспечение DAM может сделать ваши цифровые активы более доступными для обнаружения.
DAM с интеллектуальными функциями поиска и обнаружения может упростить пользователям поиск цифровых активов. Некоторое программное обеспечение даже включает дополнительные функции, такие как интеллектуальная фильтрация, поиск в документе, предлагаемый поиск и распознавание изображений AI. Эти функции упрощают поиск и извлечение нужных цифровых активов.
История версий
Одной из самых больших проблем для брендов, работающих с сотнями и тысячами цифровых активов, является отслеживание версий. Если один ресурс проходит несколько итераций, у вас будет несколько измененных копий одного и того же файла.
Например, предположим, что у вас есть сложная инфографика, которую нужно постоянно обновлять. Несколько итераций означают, что нужно отслеживать больше файлов. Без управления цифровыми активами легко потерять самую последнюю версию. Следовательно, изменение одного файла может занять значительное время и усилия.
Лучшее решение для управления цифровыми активами может упорядочивать ревизии. Системы DAM могут хранить и сохранять все версии одного файла под одной миниатюрой. Это означает, что вы можете открыть изображение или документ и просмотреть все версии в виде списка на определенной панели или в меню.
Более того, большинство систем позволяют пользователям комментировать конкретную версию и сравнивать версии в режиме реального времени, чтобы решить, нужны ли изменения. В противном случае правильное программное обеспечение также может вернуться к предыдущей версии в любое время.
Быстрый обмен
Что хорошего в цифровом активе, если им нельзя поделиться? Предположим, вам нужно поделиться им с коллегой, распространить среди клиентов или отправить в каналы социальных сетей. Правильное программное обеспечение DAM должно позволять вам делиться окончательными цифровыми активами с другими в несколько простых кликов.
Большинство систем управления цифровыми активами позволяют вам делиться активами непосредственно с платформы с товарищами по команде и внешними сотрудниками. Вы можете поделиться ими по электронной почте, по общим ссылкам, на сайтах социальных сетей, таких как Facebook или Twitter, или даже в службах хранения файлов, таких как Google Drive и Dropbox.
Некоторые из них также могут позволить вам размещать встраиваемые ссылки на активы, чтобы вставлять цифровые активы с платформы непосредственно на ваш
Контроль доступа
Несмотря на то, что ваши цифровые активы хранятся в центральном месте, вы не хотите, чтобы у всех был одинаковый доступ и разрешение на использование. Вы хотите иметь контроль над тем, кто видит и изменяет что и когда.
С другой стороны, надежная система управления цифровыми активами может использоваться как внутренними, так и внешними пользователями. К внутренним пользователям относятся команды внутри ваших компаний.
- Отделы маркетинга и продаж. Маркетологи и торговые представители используют DAM для хранения и систематизации фирменных материалов для презентаций и маркетинговых материалов.
ИТ-специалисты и разработчики. Технические группы могут извлечь выгоду из оптимизированного хранилища для активов и данных об активах, таких как комплекты разработки программного обеспечения (SDK) и интерфейсы прикладного программирования (API), а также помочь в подключении решений.- Создатели и дизайнеры: штатные создатели, такие как графические дизайнеры и фотографы, могут загружать и использовать фирменный контент, а также получать доступ к творческим инструментам.
- Эксперты по правовым вопросам: система DAM может помочь вашей команде юристов обеспечить соблюдение правил и норм, касающихся активов, например, предотвратить использование устаревших или просроченных активов.
Между тем, вот несколько примеров внешних пользователей вашего бизнеса, которые могут извлечь выгоду из программного обеспечения DAM:
- Клиенты: вашим клиентам может понадобиться или они захотят получить доступ к цифровым активам определенных проектов.
- Подрядчики и партнеры. Возможно, вам придется сотрудничать с внешними партнерскими агентствами или подрядчиками для разработки дизайна продуктов, а также разработки стратегии и реализации маркетинговых кампаний.
Комплексный контроль доступа и структура управления являются наиболее важными функциями, которыми должна обладать платформа управления цифровыми активами. Лучшие платформы DAM позволяют создавать группы пользователей с различными разрешениями на загрузку, просмотр, редактирование, загрузку и совместное использование. Это гарантирует, что ваши цифровые активы доступны и используются только нужными людьми.
Бесшовные сторонние интеграции
Даже самое комплексное программное обеспечение DAM может не охватывать все потребности вашего бизнеса в отношении управления цифровыми активами. Следовательно, вам может потребоваться подключить другой тип программного обеспечения, например, систему управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), к платформе DAM, чтобы обеспечить беспрепятственный обмен цифровыми активами для эффективного маркетинга и брендинга.
В этом случае лучше всего иметь решение для управления цифровыми активами, которое предлагает варианты интеграции с широким спектром сторонних инструментов. Лучшее программное обеспечение оснащено открытой технологией интерфейса прикладного программирования (API), позволяющей легко интегрировать платформу в существующие программные решения.
Например, некоторые программы обеспечивают плавный перенос ваших цифровых данных с облачных платформ хранения в приложения для творческого дизайна, такие как Adobe Photoshop, и инструменты аналитики, такие как Google Analytics.
Требования конфиденциальности, безопасности и соответствия
Ваш бренд и цифровые активы имеют ценность. Следовательно, выбор правильного программного обеспечения для управления цифровыми активами, которое серьезно относится к безопасности и конфиденциальности, имеет важное значение. Кроме того, лучше рассмотреть поставщика системы DAM с безопасным хранилищем активов, который использует современные методы шифрования как для данных в состоянии покоя, так и для данных в пути.
Лучшие провайдеры должны регулярно тестировать свои платформы и инфраструктуру на наличие уязвимостей в системе безопасности. Следовательно, некоторые платформы имеют требования соответствия, встроенные в само программное обеспечение, а также во внутренние процессы провайдера.
Эта функция полезна, если ваш бизнес относится к определенной отрасли со строгими требованиями к управлению и хранению цифровых активов. Некоторые важные правила, которые следует учитывать, — это Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA), Общее положение о защите данных (GDPR), доступ к информации и защите конфиденциальности (ATIPP) и другие законы о конфиденциальности.
Еда на вынос
По мере того, как компании продолжают создавать цифровое присутствие и расширять цифровой контент, потребность в платформе, которая может управлять тысячами цифровых активов — от их создания до распространения — никогда не была более острой, чем сегодня. Если вы готовы облегчить себе жизнь, выберите правильную платформу управления цифровыми активами с необходимыми функциями, упомянутыми выше.
